Quanto Custa Contratar um Funcionário em 2026: Encargos, eSocial e o Custo Real
GESTÃO • 2026-07-07 • 7 min de leitura • Equipe FranquiaTech
O salário é só parte da conta: um funcionário custa de 1,6 a 1,8 vez o salário bruto quando você soma todos os encargos. Veja o custo real de contratar em 2026 e como o regime muda tudo.
"Vou contratar alguém por R$ 2.000." Se você pensa assim, a conta vai te surpreender. O salário é só a ponta do custo — quando você soma FGTS, provisões, encargos e o custo de administrar tudo, um funcionário sai bem mais caro que o salário combinado. Entender o custo real antes de contratar evita apertos de caixa lá na frente. Este guia mostra os números de 2026.
A Regra de Bolso: 1,6 a 1,8 Vez o Salário
De forma geral, o custo total de um funcionário CLT fica entre 1,6 e 1,8 vez o salário bruto, dependendo do regime tributário da empresa e do setor. Ou seja, um salário de R$ 3.000 pode custar de R$ 4.800 a R$ 5.400 por mês para a empresa, somando encargos e provisões.
Os Encargos e Provisões (que Todo Mundo Esquece)
O que transforma R$ 3.000 de salário em R$ 5.000 de custo:
| Item | Percentual aproximado |
|---|---|
| FGTS | 8% do salário |
| Provisão de férias + 1/3 | ~11,11% |
| Provisão de 13º salário | ~8,33% |
| Provisão de multa do FGTS (rescisão) | ~4% |
| INSS patronal (fora do Simples) | 20% |
| RAT/FAP (risco) | ~1% a 3% |
| Sistema S (fora do Simples) | ~5,8% |
As provisões (férias, 13º, multa) não são pagas todo mês, mas você precisa guardar esse dinheiro mensalmente — senão o 13º de dezembro e as férias viram um susto no caixa.
O Regime Tributário Muda (e Muito) o Custo
Aqui está o ponto que a maioria não sabe: o custo de um funcionário depende do regime da empresa.
- Simples Nacional (Anexos I a III): a contribuição previdenciária patronal (CPP) já está embutida no DAS. Isso reduz muito o custo — o adicional sobre o salário fica próximo dos 8% de FGTS mais as provisões.
- Lucro Presumido ou Real (e Anexo IV do Simples): incidem por fora o INSS patronal (20%), o RAT e o Sistema S — o que empurra o custo para a faixa mais alta (1,7–1,8× o salário).
Ou seja, o mesmo funcionário custa diferente conforme o seu regime — mais um motivo para o enquadramento ser bem escolhido.
O eSocial: a Obrigação que Vem Junto
Ao contratar, a empresa passa a transmitir informações pelo eSocial — o sistema que unifica o envio de dados trabalhistas, previdenciários e fiscais do empregado (admissão, folha, férias, afastamentos, rescisão). Não é opcional, e os prazos são rígidos: admissão, por exemplo, precisa ser registrada antes do primeiro dia de trabalho. É por isso que ter folha de pagamento estruturada (interna ou via contabilidade) deixa de ser luxo quando você contrata.
Antes de Contratar: 3 Perguntas
- Cabe no caixa recorrente? Considere o custo cheio (1,6–1,8× o salário), não só o salário.
- O regime está otimizado? No Simples (Anexos I-III), o funcionário custa menos.
- Você vai dar conta do eSocial e da folha? Se não, a contabilidade precisa assumir isso.
Perguntas Frequentes
Quanto custa um funcionário de R$ 2.000 para a empresa?
Somando FGTS, provisões (férias, 13º, multa) e encargos, o custo costuma ficar entre 1,6 e 1,8 vez o salário — ou seja, algo em torno de R$ 3.200 a R$ 3.600 por mês, variando pelo regime e setor.
Quais são os encargos de um funcionário CLT?
FGTS (8%), provisão de férias + 1/3 (~11,11%), provisão de 13º (~8,33%) e multa de FGTS (~4%). Fora do Simples, somam-se INSS patronal (20%), RAT e Sistema S.
O Simples Nacional reduz o custo de contratar?
Sim. Nos Anexos I a III, a contribuição previdenciária patronal já está no DAS, então o custo adicional sobre o salário é bem menor que no Presumido/Real. O Anexo IV é exceção — nele o INSS patronal incide por fora.
O que é o eSocial e por que ele importa?
É o sistema que centraliza o envio das informações trabalhistas e previdenciárias do empregado. A admissão precisa ser registrada antes do início do trabalho, com prazos rígidos — por isso a folha precisa estar estruturada.
Contratar como PJ evita esses custos?
Contratar um prestador PJ é uma relação comercial, sem encargos trabalhistas — mas atenção: se houver subordinação, pessoalidade e habitualidade, isso pode ser caracterizado como vínculo empregatício (pejotização irregular), com risco de ação trabalhista. É preciso avaliar caso a caso.
Próximo Passo
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